10 consejos para presentaciones más eficaces

Si estás leyendo esto, probablemente hayas leído muchos consejos genéricos para hacer presentaciones como»Ten confianza!» o»Conoce a tu audiencia!»

¿Te suena familiar?

Como antiguo consultor de gestión que realizó horas y horas de capacitaciones «profesionales» en presentaciones, escribí este artículo para ayudar a desmitificar el arte de mejorar en las presentaciones y convertir esas generalidades en 10 realmente cosas prácticas que puedes empezar a hacer para mejorar en las presentaciones hoy mismo.

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Primero, dividamos el arte de las presentaciones en tres pilares:

1. Narrativa: la historia
2. Diseño: las diapositivas
3. Entrega: la narración

Muchas personas cometen el error de pensar que las presentaciones geniales solo consisten en hacer diapositivas bonitas. Si bien el diseño es una de las maneras de hacer que tu presentación destaque, en realidad es solo una de las tres partes principales de una gran presentación.

Veamos 10 consejos sobre cómo mejorar tus presentaciones en los tres pilares de la presentación.

Narrativa

Este es el pilar fundamental no solo de las grandes presentaciones, sino también de la buena comunicación en general. Averiguar exactamente lo que quieres decir parece simple, pero en realidad es la parte más difícil del proceso.

Consejo 1: articula tu objetivo

Cada presentación debe tener un objetivo claro y singular. Pregúntese: «¿Qué es lo único que quiero que mi audiencia se lleve o haga después de esta presentación?» Y luego escríbelo.

¿Tu objetivo es lo suficientemente específico como para que puedas saber si tuviste éxito o no? Si no es así, intenta refinarlo aún más. Estos son algunos ejemplos que le ayudarán:

Demasiado amplio: «Quiero hablar sobre salud y bienestar».

• Mejor: «Mi audiencia debería irse conociendo cinco formas prácticas de mejorar su bienestar mental cuando se trabaja desde casa».
• Lo mejor: «Mi audiencia aprenderá cinco consejos prácticos y probará al menos uno de ellos la próxima semana».

Demasiado amplio: «Mi objetivo es hablar sobre los productos de nuestra empresa».

• Mejor: «Mostraré cómo nuestro último producto resuelve un problema clave para este cliente potencial».
• Lo mejor: «Convenceré al cliente de que nuestro producto resuelve un problema clave para él. Terminaremos la reunión con una conversación de seguimiento programada».

Demasiado amplio: «Quiero enseñarle a mi público la historia de la música rock».

• Mejor: «Mi público comprenderá la evolución de la música rock desde la década de 1960 hasta el 2000 y podrá nombrar a algunos artistas influyentes».
• Lo mejor: «La próxima vez que mi público escuche una pieza musical, podrá captar algunas referencias de bandas de rock influyentes a lo largo de las décadas».

Consejo 2: Refina tu idea para tu audiencia

Sé que acabamos de decir que «entiende a tu audiencia» es un consejo genérico, pero esto es lo que queremos decir. Pregúntate qué tan factible es tu objetivo (arriba), teniendo en cuenta lo que sabes sobre tu audiencia. Esta es una lista de verificación de preguntas que debes hacerte:

• ¿Cuál es el nivel de conocimientos previos? ¿Cuánta información básica puede cubrir en el tiempo asignado?
• ¿Cuál es su nivel de interés? ¿Cuánto trabajo adicional necesitas hacer para que este tema sea divertido o atractivo?
• ¿Qué sabes sobre sus preferencias de aprendizaje o su capacidad de atención? ¿Van a preferir elementos más interactivos o preferirían «divertirse»?
• ¿Cuáles son sus expectativas? ¿Esperan aprender algo o entretenerse? ¿Es probable que se muestren receptivos o escépticos ante tu mensaje?
• ¿Existen posibles fuentes de fricción? ¿Como las barreras lingüísticas o tecnológicas? ¿O hay áreas controvertidas de tu tema que deberías tener en cuenta?

Estos son dos ejemplos para ilustrar cómo puedes refinar tu idea en función de la audiencia.

• Objetivo original: «La próxima vez que mi público escuche una pieza musical, podrá captar algunas referencias de bandas de rock influyentes a lo largo de las décadas».
• Contexto: Voy a hacer una presentación ante una orquesta de un instituto que está familiarizada con la teoría musical básica.
• Refinamiento de la idea:‍
• Muestre cómo el rock fue influenciado por los géneros clásicos para despertar su interés
• Incluye clips de audio de canciones icónicas del rock que demuestren su evolución e influencia.
• Identifique las progresiones de acordes específicas de estos clips que los estudiantes podrán seguir.

Contexto alternativo: Estoy haciendo una presentación a una audiencia general de adultos en Internet.

• Refinamiento de la idea:
• Concéntrese en una o dos bandas con las que la mayoría de la gente ya esté familiarizada.
• Habla del rock no solo como música sino como un movimiento cultural: no a todo el mundo le apasionará el rock.
• Intercale la presentación con entrevistas divertidas, anécdotas e imágenes que tengan más probabilidades de ser memorables.

Consejo 3: Crea un esquema

Una vez que hayas establecido tu objetivo, crea un esquema de presentación para trazar la estructura de tu contenido. ¡Resiste todavía la tentación de sumergirte en el diseño de diapositivas! En vez de eso, concéntrate en descubrir cómo contarás tu historia.

• Esquema 1: Concéntrate en descubrir tu narrativa. No te preocupes demasiado por cómo lo convertirás en diapositivas. Pregúntate si la narración cumple tus objetivos.
• Esquema 2: Convierte tu historia en una estructura de diapositivas, donde cada viñeta sea una sola diapositiva. Asegúrate de que tu presentación sea adecuada para la cantidad de tiempo de la que dispones. Asegúrate de que cada diapositiva contenga una sola idea.

Consejo profesional: Intente usar un Creador de presentaciones con IA ¡para obtener un primer borrador rápido de su presentación!

Diseño

Ahora que has descubierto cuál es tu historia con un nivel de fidelidad bastante alto, puedes dedicar algo de tiempo a asegurarte de que se transmita visualmente a tu audiencia. Sin embargo, ten en cuenta que el aspecto más importante del diseño de una presentación es contenido diseño. La mayoría de las veces, las imágenes son secundarias.

Consejo 4: Elige un estilo de presentación apropiado

Cada presentación tiene un propósito y su estilo debe reflejar su intención. El diseño, el flujo y la densidad de la información deben estar en sintonía con el mensaje que deseas transmitir y con la audiencia a la que te diriges.

Las dimensiones clave a tener en cuenta son:

• Densidad de información: ¿Cuánto contenido debe haber en cada diapositiva? ¿Cuánta información compleja tienes que transmitir? ¿Las diapositivas deberían poder leerse por sí solas sin voz en off? ¿El público revisará las diapositivas antes o después del hecho?
• Estilo visual: ¿Qué importancia tiene el pulido visual o la singularidad? ¿Qué debe transmitir el estilo visual? (¿Profesionalismo? ¿Atractivo para el consumidor? ¿Sencillez?)
• Gráficos: ¿Qué tipo de imágenes, medios, gráficos u otros gráficos necesita? ¿Los elementos gráficos están pensados para transmitir significado (como los datos) o son decorativos?

Exploremos algunos ejemplos

Charla TED

• Finalidad: Para inspirar, educar y cautivar a una amplia audiencia.
• Densidad de información: Bajo. Diapositivas de charlas TED se ven desde lejos y no están destinados a ser leídos. La mayor parte de la información es transmitida por el orador.
• Estilo visual: Minimalista sin marca. A menudo, una imagen poderosa por diapositiva con poco texto.
• Gráficos: Imágenes evocadoras, gráficos sencillos y videoclips cortos ocasionales. Los gráficos sirven para enfatizar el contenido hablado.

Pitch deck

• Finalidad: Persuadir a los inversores para que financien una idea o proyecto empresarial.
• Densidad de información: Medio. Plataformas de campo céntrese en un puñado de métricas clave. Son concisos, pero se pueden leer sin voz en off.
• Estilo visual: Profesional y moderno. Las diapositivas deben ser elegantes y visualmente hermosas.
• Gráficos: Infografías de alto nivel para transmitir datos importantes. Algunas imágenes de productos, cuando proceda.

Actualización financiera

• Finalidad: Informar a las partes interesadas sobre la salud financiera y las perspectivas de una organización.
• Densidad de información: Muy alto. Estas presentaciones contienen una gran cantidad de datos. Es probable que las partes interesadas reciban una «lectura previa»
• Estilo visual: Sencillo, a menudo con un aspecto más formal o corporativo.
• Gráficos: Gráficos circulares, gráficos de barras y tablas muy detallados que detallan las métricas financieras.

Consejo 5: Asegúrate de que tus diapositivas se vean bien (lo suficiente)

Dependiendo de la importancia del diseño visual (ver arriba), es posible que tengas que dedicar más o menos tiempo a esta sección. Sin embargo, en su mayor parte, la clave es asegurarse de que las diapositivas se ven bien lo suficientemente visuales como para no restar valor a tu narración, en lugar de tratar tu presentación como un proyecto de arte.

Consultores de gestión, por ejemplo, tienen un aspecto y sensación específicos a sus diapositivas, que no contienen muchas imágenes, pero son útiles para presentar mucha información densa de manera fácil de digerir.

Para empezar rápidamente, consulta nuestra guía sobre conceptos básicos del diseño de diapositivas, o prueba a usar un Creador de presentaciones con IA para obtener un primer borrador de su presentación. Si no tienes el tiempo o la paciencia para aprender sobre las fuentes y los colores, recuerda que no tienes que hacerlo tú mismo. Contrata a un diseñador de diapositivas profesional para tu presentación, usa uno existente modelo precargado con gráficos, o prueba nuestro siguiente consejo...

Consejo 6: Ahorra tiempo con un creador de presentaciones con IA

Creadores de presentaciones con IA, como Plus, puede ahorrarle mucho tiempo y angustia a la hora de crear presentaciones. Pueden ayudarte a sugerir un esquema de presentación (especialmente si has realizado los ejercicios anteriores para refinar tus objetivos) y a generar diapositivas individuales que tengan un buen aspecto, de modo que puedas dedicar más tiempo a refinar tus ideas, recopilar datos y practicar tu presentación.

Con una herramienta como Plus AI, también puedes escribir notas aproximadas en tu diapositiva y recibir rápidamente una versión formateada de la diapositiva en unos segundos.

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Entrega

Hablando de la entrega, no podemos exagerar lo importante que es. Especialmente si estás trabajando en un presentación de última hora, puede ser fácil perder tiempo presupuestado para trabajar en el rendimiento real de una presentación, pero cuando una buena presentación puede mejorar una presentación de diapositivas mal formateada, una presentación hermosa con una presentación mala probablemente no le haga ganar el trato.

Consejo 7: Presentar y leer

Algunas presentaciones de diapositivas están pensadas para leerse además de presentarse (como el ejemplo de actualización financiera anterior). Sin embargo, cada vez que presente un conjunto de diapositivas, nunca debes leerlo textualmente. Tu audiencia puede hacerlo por su cuenta.

La forma en que abordes tu voz en off depende un poco del tipo de presentación, la audiencia y el entorno. Estos son algunos ejemplos de diferentes tipos de presentaciones y qué hacer y qué no hacer en cada uno de ellos.

Ejemplo: Una charla al estilo TED sobre los efectos del cambio climático. Tus diapositivas apenas tienen texto, como una foto de un glaciar derritiéndose con una sola estadística.

• Haz lo siguiente: Crea un documento de guion independiente además de tus diapositivas. (Usa tu esquema como punto de partida).
• Haz lo siguiente: Tu guion debe ser solo eso, un documento palabra por palabra que incluya exactamente lo que dirás, en oraciones completas.
• Haz lo siguiente: Lee el guion en voz alta mientras trabajas en él. Las frases que se leen bien en la página no suelen traducirse en palabras pronunciadas.
• No hagas lo siguiente: Prepárate para improvisar en el escenario. Esta no es una reunión o discusión casual en la que puedas inventarte sobre la marcha.
• No hagas lo siguiente: Confíe en sus diapositivas para recordar su guion. Las diapositivas contienen tan poca información que tendrás que memorizar la mayor parte del guion.

Ejemplo: Una presentación para una startup

• Haz lo siguiente: Haga referencia a los puntos clave de la diapositiva y, a continuación, amplíelos. Por ejemplo, si una diapositiva muestra un gráfico del crecimiento mensual de usuarios, menciona la tasa de crecimiento y, a continuación, analiza qué contribuyó a ella, como una campaña de marketing exitosa o una función de producto que se hizo viral.
• Haz lo siguiente: Comparta anécdotas o historias de éxito que no estén detalladas en las diapositivas. Por ejemplo, si hay una diapositiva sobre la satisfacción de los clientes, comparte un testimonio o incidente específico que ilustre el impacto de tu producto.
• Haz lo siguiente: Haga una pausa para hacer preguntas y reaccionar. Una reunión de presentación es una discusión, no una actuación.
• No hagas lo siguiente: Lea los números o viñetas textualmente. En vez de eso, inténtelos. Si una diapositiva dice «un crecimiento del 150% en el primer trimestre», diga algo como: «En el primer trimestre, experimentamos un crecimiento fenomenal, más del doble de nuestro objetivo esperado».
• No hagas lo siguiente: Ten en cuenta que el público ya ha leído tus diapositivas, incluso si las has enviado con antelación.
• No hagas lo siguiente: Ten miedo de salirte del guion si tu audiencia hace una pregunta que no está contemplada en tus diapositivas o si indica que quiere llevar la conversación en una dirección diferente.

Ejemplo: Actualización financiera trimestral para los miembros del equipo multifuncional

• Haz lo siguiente: Usa la voz en off para aclarar jergas o conceptos financieros complejos. Si una diapositiva menciona el «EBITDA», explíquelo brevemente: «Nuestro EBITDA, que significa ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización, muestra nuestra rentabilidad operativa».
• Haz lo siguiente: Resalte las implicaciones de los datos. Para ver una diapositiva que muestre los ingresos trimestrales, añada un contexto como: «Este crecimiento constante intertrimestral demuestra la solidez de nuestro modelo de ingresos recurrentes».
• Haz lo siguiente: Responda a las preguntas anticipadas. Si se produce una caída en los beneficios, explique de manera proactiva: «Si bien las cifras indican una caída en nuestros beneficios, se debe principalmente a nuestra inversión en I+D, que arrojará resultados el próximo trimestre».
• No hagas lo siguiente: Sumérjase demasiado en los números sin proporcionar contexto. En lugar de limitarte a indicar porcentajes o cifras, relaciónalos con objetivos empresariales más amplios o con resultados anteriores.
• No hagas lo siguiente: Suponga que está familiarizado con cada término o métrica. Usa la voz en off para educar y guiar a tu audiencia, especialmente si algunas partes interesadas no tienen antecedentes financieros.

Consejo 8: Practica, practica, practica

Si vas a dar una charla TED, probablemente sepas que necesitas memorizar el guion. Pero, ¿qué tal una reunión de presentación en la que esperes que haya muchas preguntas y respuestas y debates? La respuesta sigue siendo practicar, practicar y practicar.

Esta es una lista de verificación, en orden de prioridad, según el tiempo del que dispongas y lo mucho que esté en juego nuestra presentación:

• Haga (al menos una) prueba en seco. Grábalo para que lo veas o hazlo con un amigo (incluso mejor). Pregúntate a ti mismo (o a tu amigo) qué es lo que tu audiencia probablemente se lleve de la presentación, qué lagunas hay y qué preguntas es probable que formulen.
• Concéntrese en las secciones difíciles. Si hay datos o métricas importantes que necesitas presentar, asegúrate de conocerlos por dentro y por fuera. Asegúrate de poder explicar qué es una métrica, de dónde proviene y cómo se calcula. Prepárate con cifras de respaldo, como las tasas de crecimiento, los porcentajes de cambio y las comparaciones.
• Trabaja en anécdotas (o incluso bromas). Especialmente para presentaciones de alto riesgo en las que estarás más nervioso, deberías considerar la posibilidad de preparar algunas historias o anécdotas alegres con anticipación. Esto también te dará la oportunidad de comprobar los datos, si vas a presentarlos a un inversor, por ejemplo.
• Compruébalo a tiempo. Asegúrate de estar dentro del plazo asignado. Averigua cómo presentarías una versión abreviada si dispones de poco tiempo o si la discusión se prolonga. Identifica las diapositivas más importantes con las que quieres terminar.

Consejo 9: Aprende a manejar el miedo escénico

Todos, desde profesionales experimentados hasta presentadores primerizos, pueden experimentar miedo escénico cuando iniciar una nueva presentación. El truco está en gestionarlo y utilizar la adrenalina a tu favor.

No existe un enfoque único para lidiar con el miedo escénico, pero aquí hay algunas cosas que debes probar para encontrar las que funcionen para ti:

• ¡Recuerda que estás preparado! Si has seguido el Consejo 8, recuerda que sabes lo que estás haciendo. Has memorizado el guion y sabes muy bien tus números. Ya lo has hecho antes, así que no hay razón para que no puedas volver a hacerlo.
• Familiarízate con el lugar (o Zoom o lo que sea). Si es posible, asegúrate de no tener problemas de última hora con la configuración de la habitación, la tecnología para compartir la pantalla o la disposición de los asientos.
• Reduzca la velocidad. La mayoría de las personas que están nerviosas tienden a hablar demasiado rápido, como si estuvieran intentando terminar con la presentación. Espero que hayas trabajado a tiempo cuando ensayaste tu presentación, pero trata de asegurarte de no apresurarte. Toma un sorbo de agua entre los toboganes y haz una pausa para hacer preguntas.
• La pasión es alcanzable, incluso si la perfección no lo es. Tu entusiasmo por el tema puede ser contagioso y ayudarte a conectarte a nivel emocional. Los inversores suelen creer tanto en la persona como en la idea, así que no pasa nada si tu energía nerviosa se refleja.

Consejo 10: Hazlo interactivo

Cautivar a tu audiencia no solo depende de una buena narrativa o de diapositivas impresionantes. Las mejores presentaciones suelen ser interactivas. La forma en la que incorporas elementos interactivos a tu presentación depende del contexto, pero estas son algunas cosas que puedes probar:

• Haga preguntas. En una reunión con compañeros de equipo o inversores, pídeles comentarios en tiempo real. ¿No tienes preparada una pregunta específica? Simplemente pregúntales algo como «[Nombre], ¿qué opinas al respecto?» Si vas a dar una charla, aún puedes agregar preguntas retóricas para que tu audiencia piense y reflexione.
• Interrumpe la conversación. Esto no es estrictamente interactivo, pero aun así puede ser memorable y atractivo. Añade clips de vídeo o animaciones breves y relevantes para resaltar un punto. Esto puede romper la monotonía y llamar la atención.
• Agrega encuestas, cuestionarios, juegos. Esto no es apropiado en todos los contextos, pero puede ser una forma poderosa de atraer a la audiencia y ayudar a reforzar el aprendizaje. Incluso si no vas a hacer una presentación educativa, piensa si hay alguna pregunta más informal: «Levanta la mano si tienes...». Si vas a presentar una métrica financiera, pide a las demás personas presentes en la sala que adivinen cuál creen que es la cifra antes de mostrarla.
• Las preguntas y respuestas no son una idea de último momento. Dedica tiempo a las preguntas y respuestas. Planéalo formulando algunas preguntas que tu audiencia probablemente formule y reflexionando sobre tus respuestas. A veces, incluso puede resultar útil «plantarle» preguntas a la audiencia para iniciar una conversación.

Conclusión

Recuerda que nadie nace siendo un maestro de presentaciones. Lo mejor que puedes hacer es practicar y reflexionar sobre las formas de mejorar cada vez que hagas una presentación. El hecho de que estés aquí significa que estás intentando mejorar deliberadamente, ¡así que sigue así!