10 dicas para apresentações mais eficazes

Se você está lendo isso, provavelmente já leu muitos conselhos genéricos para fazer apresentações como”Seja confiante!” ou”Conheça seu público!”

Parece familiar?

Como ex-consultor de gestão que passou por horas e horas de treinamentos de apresentação “profissionais”, escrevi este artigo para ajudar a desmistificar a arte de melhorar em apresentações e transformar essas generalidades em 10 de fato coisas práticas que você pode começar a fazer para melhorar as apresentações de hoje.

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Primeiro, vamos dividir a arte das apresentações em três pilares:

1. Narrativa - A história
2. Design - Os slides
3. Entrega - A narração

Muitas pessoas cometem o erro de pensar que boas apresentações são apenas criar slides bonitos. Embora o design seja uma das maneiras de destacar sua apresentação, na verdade é apenas uma das três partes principais de uma ótima apresentação.

Vamos dar 10 dicas sobre como melhorar suas apresentações em todos os três pilares da apresentação.

Narrativa

Esse é o pilar fundamental não apenas de ótimas apresentações, mas de uma boa comunicação em geral. Descobrindo exatamente o que você quer dizer parece simples, mas na verdade é a parte mais difícil do processo.

Dica 1: articule sua meta

Cada apresentação deve ter um objetivo único e claro. Pergunte a si mesmo: “Qual é a única coisa que eu quero que meu público tire ou faça depois dessa apresentação?” E depois anote.

Seu objetivo é específico o suficiente para que você possa dizer se teve sucesso ou não? Caso contrário, tente refiná-lo ainda mais. Aqui estão alguns exemplos que ajudarão:

Muito amplo: “Quero discutir saúde e bem-estar.”

• Melhor: “Meu público deve sair conhecendo cinco maneiras práticas de melhorar seu bem-estar mental em cenários de trabalho em casa.”
• Melhor: “Meu público aprenderá cinco dicas práticas e tentará pelo menos uma delas na próxima semana.”

Muito amplo: “Meu objetivo é falar sobre os produtos da nossa empresa.”

• Melhor: “Mostrarei como nosso produto mais recente resolve um problema importante para esse cliente em potencial.”
• Melhor: “Vou convencer o cliente de que nosso produto resolve um problema fundamental para ele. Vamos sair da reunião com uma conversa de acompanhamento agendada.”

Muito amplo: “Quero ensinar meu público sobre a história do rock.”

• Melhor: “Meu público entenderá a evolução do rock dos anos 1960 a 2000 e poderá citar alguns artistas influentes.”
• Melhor: “Na próxima vez que meu público ouvir uma peça musical, eles poderão captar algumas referências de bandas de rock influentes ao longo das décadas.”

Dica 2: refine sua ideia para seu público

Sei que acabamos de dizer acima que “entender seu público” é um conselho genérico, mas aqui está o que queremos dizer. Pergunte a si mesmo o quão viável é sua meta (acima), considerando o que você sabe sobre seu público. Aqui está uma lista de perguntas que você deve fazer a si mesmo:

• Qual é o nível de conhecimento prévio? Quantas informações básicas você pode cobrir no tempo alocado?
• Qual é o nível de interesse deles? Quanto trabalho extra você precisa fazer para tornar esse tópico divertido ou envolvente?
• O que você sabe sobre a preferência de aprendizado ou a capacidade de atenção deles? Eles vão preferir elementos mais interativos ou prefeririam “se divertir”?
• Qual é a expectativa deles? Eles esperam aprender alguma coisa ou se divertir? É provável que eles sejam receptivos ou céticos em relação à sua mensagem?
• Existem fontes potenciais de atrito? Gosta de barreiras linguísticas ou tecnológicas? Ou há alguma área controversa do seu tópico que você deva observar?

Aqui estão dois exemplos para ilustrar como você pode refinar sua ideia com base no público.

• Objetivo original: “Na próxima vez que meu público ouvir uma peça musical, eles poderão captar algumas referências de bandas de rock influentes ao longo das décadas.”
• Contexto: Estou me apresentando para uma orquestra do ensino médio, que está familiarizada com a teoria musical básica.
• Refinamento da ideia:‍
• Mostre como o rock foi influenciado por gêneros clássicos para despertar seu interesse
• Inclua clipes de áudio de músicas icônicas do rock, demonstrando sua evolução e influência.
• Identifique progressões de acordes específicas desses clipes que os alunos poderão acompanhar.

Contexto alternativo: Estou me apresentando para um público geral de adultos na internet.

• Refinamento da ideia:
• Concentre-se em uma ou duas bandas com as quais a maioria das pessoas já esteja familiarizada.
• Discuta o rock não apenas como música, mas como um movimento cultural — nem todo mundo será apaixonado pelo rock.
• Intercale a apresentação com entrevistas engraçadas, anedotas e imagens que têm maior probabilidade de serem memoráveis.

Dica 3: crie um esboço

Depois que sua meta estiver definida, crie um esboço da apresentação para mapear sua estrutura de conteúdo. Resista à tentação de mergulhar no design de slides ainda! Em vez disso, concentre-se em descobrir como você contará sua história.

• Esboço 1: Concentre-se em descobrir sua narrativa. Não se preocupe muito com a forma como você os transformará em slides. Pergunte a si mesmo se a narrativa atinge seus objetivos.
• Esboço 2: Transforme sua história em uma estrutura de slides, onde cada marcador é um único slide. Certifique-se de que sua apresentação seja apropriada para a quantidade de tempo que você tem. Certifique-se de que cada slide contenha uma única ideia.

Dica profissional: Tente usar um Criador de apresentações de IA para obter um primeiro rascunho rápido de sua apresentação!

Design

Agora que você descobriu qual é a sua história com um alto nível de fidelidade, você pode dedicar algum tempo para garantir que ela seja transmitida visualmente ao seu público. Lembre-se, porém, de que o aspecto mais importante do design da apresentação é conteúdo desenhar. Na maioria das vezes, o visual é secundário.

Dica 4: escolha um estilo de apresentação apropriado

Cada apresentação tem um propósito e seu estilo deve refletir sua intenção. O design, o fluxo e a densidade das informações devem estar em sintonia com a mensagem que você deseja transmitir e com o público ao qual você está se dirigindo.

As principais dimensões a serem consideradas são:

• Densidade da informação: Quanto conteúdo deve estar em cada slide? Quanta informação complexa você precisa transmitir? Os slides devem ser legíveis sozinhos sem uma narração? O público analisará os slides antes ou depois do fato?
• Estilo visual: Qual a importância do polimento visual ou da exclusividade? O que o estilo visual deve transmitir? (Profissionalismo? Apelo ao consumidor? Simplicidade?)
• Gráficos: Que tipo de imagem, mídia, gráficos ou outros gráficos você precisa? Os elementos gráficos servem para transmitir significado (como dados) ou são decorativos?

Vamos explorar alguns exemplos

Palestra TED

• Propósito: Para inspirar, educar e cativar um público amplo.
• Densidade da informação: Baixo. Slides de palestras do são vistos de longe e não foram feitos para serem lidos. A maioria das informações é transmitida pelo palestrante.
• Estilo visual: Minimalista sem marca. Geralmente, uma imagem poderosa por slide com pouco texto.
• Gráficos: Imagens evocativas, gráficos simples e videoclipes curtos ocasionais. Os gráficos servem para enfatizar o conteúdo falado.

Deck de campo

• Propósito: Para persuadir os investidores a financiar uma ideia ou projeto de negócio.
• Densidade da informação: Médio. Decks de campo concentre-se em algumas métricas importantes. Eles são concisos, mas podem ser lidos sem uma narração.
• Estilo visual: Profissional e moderno. Os slides devem ser elegantes e visualmente bonitos.
• Gráficos: Infográficos de alto nível para transmitir dados importantes. Algumas imagens do produto, quando apropriado.

Atualização financeira

• Propósito: Informar as partes interessadas sobre a saúde financeira e as perspectivas de uma organização.
• Densidade da informação: Muito alto. Essas apresentações contêm muitos dados. As partes interessadas provavelmente receberão uma “pré-leitura”
• Estilo visual: Simples, geralmente com uma aparência mais formal ou corporativa.
• Gráficos: Gráficos circulares, gráficos de barras e tabelas muito detalhados com métricas financeiras.

Dica 5: certifique-se de que seus slides estejam bonitos (o suficiente)

Dependendo da importância do design visual (veja acima), talvez você precise gastar mais ou menos tempo nesta seção. Na maioria das vezes, porém, a chave é garantir que seu os slides estão bem visualmente, o suficiente para que não prejudiquem sua narrativa, em vez de tratar sua apresentação como um projeto de arte.

Consultores de gestão, por exemplo, tenha um aparência e sensação específicas em seus slides, que não contêm muitas imagens, mas são úteis para apresentar muitas informações densas de maneiras fáceis de digerir.

Para começar rapidamente, confira nosso guia sobre noções básicas de design de slides, ou tente usar um Criador de apresentações de IA para obter um primeiro rascunho de sua apresentação. Se você não tiver tempo ou paciência para aprender sobre fontes e cores, lembre-se de que não precisa fazer isso sozinho. Contrate um designer de slides profissional para seu pitch deck, use um existente modelo pré-carregado com gráficos, ou experimente nossa próxima dica...

Dica 6: economize tempo com um criador de apresentações de IA

Criadores de apresentações de IA, como Mais, pode economizar muito tempo e dor de cabeça ao criar apresentações. Eles podem ajudar a sugerir um esboço de apresentação — especialmente se você tiver feito os exercícios acima para refinar suas metas — e gerar slides individuais com boa aparência, para que você possa passar mais tempo refinando suas ideias, coletando dados e praticando sua apresentação.

Com uma ferramenta como o Plus AI, você também pode simplesmente digitar notas aproximadas no slide e receber rapidamente uma versão formatada do slide em alguns segundos.

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Entrega

Falando em entrega, não podemos enfatizar demais a importância disso. Especialmente se você estiver trabalhando em um apresentação de última hora, pode ser fácil gastar tempo abaixo do orçamento para melhorar o desempenho real de sua apresentação, mas quando uma boa apresentação pode elevar um conjunto de slides mal formatado, um belo pitch deck apresentado mal provavelmente não lhe renderá o negócio.

Dica 7: Apresentando ≠ Leitura

Alguns conjuntos de slides devem ser lidos e apresentados (como o exemplo de atualização financeira acima). No entanto, sempre que você presente um conjunto de slides, você nunca deve lê-lo literalmente. Seu público pode fazer isso sozinho.

A forma como você aborda sua narração depende um pouco do tipo de apresentação, do público e do cenário. Aqui estão alguns exemplos de diferentes tipos de apresentações e o que fazer e o que não fazer para cada uma delas.

Exemplo: Uma palestra no estilo TED sobre os efeitos das mudanças climáticas. Seus slides quase não têm texto, como uma foto de uma geleira derretendo com uma única estatística.

• Faça: Crie um documento de script separado além dos slides. (Use seu esboço como ponto de partida.)
• Faça: Seu roteiro deve ser exatamente isso, um documento palavra por palavra que inclua exatamente o que você dirá, em frases completas.
• Faça: Leia seu roteiro em voz alta enquanto trabalha nele. Frases que são lidas bem na página nem sempre se traduzem em faladas.
• Não faça: Espere improvisar no palco. Esta não é uma reunião ou discussão casual em que você pode inventar à medida que avança.
• Não faça: Confie em seus slides para lembrá-lo do seu roteiro. Há tão poucas informações em seus slides que você precisará ter seu script gravado principalmente na memória.

Exemplo: Um argumento de venda para uma startup

• Faça: Consulte os pontos principais do slide e, em seguida, expanda-os. Por exemplo, se um slide mostrar um gráfico do crescimento mensal do usuário, mencione a taxa de crescimento e investigue o que contribuiu para isso, como uma campanha de marketing bem-sucedida ou um recurso de produto que se tornou viral.
• Faça: Compartilhe anedotas ou histórias de sucesso que não estão detalhadas nos slides. Por exemplo, se houver um slide sobre a satisfação do cliente, compartilhe um testemunho ou incidente específico que ilustre o impacto do seu produto.
• Faça: Faça uma pausa para perguntas e reações. Uma reunião de apresentação é uma discussão, não uma apresentação.
• Não faça: Leia números ou marcadores literalmente. Em vez disso, interprete-os. Se um slide indicar “crescimento de 150% no primeiro trimestre”, diga algo como: “No primeiro trimestre, tivemos um crescimento fenomenal, mais do que dobrando nossa meta esperada”.
• Não faça: Espere que o público já tenha lido seus slides, mesmo que você os tenha enviado com antecedência.
• Não faça: Tenha medo de sair do roteiro se seu público fizer uma pergunta que não seja abordada em seus slides ou sinalizar que deseja levar a conversa em uma direção diferente.

Exemplo: Atualização financeira trimestral para membros da equipe multifuncional

• Faça: Use a narração para esclarecer conceitos ou jargões financeiros complexos. Se um slide mencionar “EBITDA”, explique-o brevemente: “Nosso EBITDA, que significa lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização, mostra nossa lucratividade operacional”.
• Faça: Destaque as implicações dos dados. Para um slide mostrando as receitas trimestrais, adicione um contexto como: “Esse crescimento consistente em relação ao trimestre anterior demonstra a força do nosso modelo de receita recorrente”.
• Faça: Responda às perguntas antecipadas. Se houver uma queda nos lucros, explique proativamente: “Embora os números indiquem uma queda em nossos lucros, isso se deve principalmente ao nosso investimento em P&D, que deve gerar resultados no próximo trimestre”.
• Não faça: Mergulhe muito nos números sem fornecer contexto. Em vez de apenas indicar porcentagens ou números, relacione-os a metas comerciais mais amplas ou a desempenhos anteriores.
• Não faça: Suponha que esteja familiarizado com cada termo ou métrica. Use a narração para educar e orientar seu público, especialmente se algumas partes interessadas não tiverem experiência financeira.

Dica 8: Pratique, pratique, pratique

Se você está dando uma palestra no TED, provavelmente sabe que precisa memorizar seu roteiro. Mas que tal uma reunião de apresentação em que você espera muitas perguntas e respostas e discussões? A resposta ainda é prática, prática, prática.

Aqui está uma lista de verificação, em ordem de prioridade, dependendo de quanto tempo você tem e do alto risco de nossa apresentação:

• Faça (pelo menos uma) corrida a seco. Grave você mesmo para assistir ou faça com um amigo (melhor ainda). Pergunte a si mesmo (ou a seu amigo) o que seu público provavelmente aprenderá com a apresentação, quais lacunas existem e quais perguntas eles provavelmente farão.
• Concentre-se em seções difíceis. Se houver dados ou métricas importantes que você precise apresentar, certifique-se de conhecê-los por dentro e por fora. Certifique-se de explicar o que é uma métrica, de onde ela veio e como ela é calculada. Arme-se com números de apoio, como taxas de crescimento,% de mudanças e comparações.
• Trabalhe com anedotas (ou até piadas). Especialmente para apresentações de alto risco, nas quais você ficará mais nervoso, considere preparar algumas histórias ou anedotas alegres com antecedência. Isso também lhe dará a chance de verificá-los, se você estiver apresentando a um investidor, por exemplo.
• Cheque-se na hora certa. Verifique se você está dentro do prazo estipulado. Descubra como você apresentaria uma versão abreviada se você tivesse pouco tempo ou se uma discussão demorasse. Identifique os slides mais importantes com os quais você deseja terminar.

Dica 9: Aprenda a controlar o medo do palco

Todos, de profissionais experientes a apresentadores iniciantes, podem sentir medo do palco quando iniciando uma nova apresentação. O truque é administrá-lo e usar a adrenalina a seu favor.

Não existe uma abordagem única para lidar com o medo do palco, mas aqui estão algumas coisas que você deve tentar descobrir o que funciona para você:

• Lembre-se de que você está preparado! Se você seguiu a Dica 8, lembre-se de que sabe o que está fazendo. Você memorizou o roteiro e conhece bem seus números. Você já fez isso antes, então não há motivo para não poder fazer isso novamente.
• Familiarize-se com o local (ou com o Zoom ou qualquer outra coisa). Se possível, certifique-se de não se preocupar no último minuto com a configuração da sala, a tecnologia de compartilhamento de tela ou a disposição dos assentos.
• Diminua a velocidade. A maioria das pessoas que estão nervosas tendem a falar rápido demais, como se estivessem tentando acabar com a apresentação. Espero que você tenha cumprido o cronograma ao ensaiar sua apresentação, mas tente se certificar de que não está com pressa. Tome um gole de água entre os slides, faça uma pausa para perguntas.
• A paixão é alcançável, mesmo que a perfeição não seja. Seu entusiasmo pelo assunto pode ser contagiante, ajudando você a se conectar em um nível emocional. Os investidores geralmente acreditam na pessoa tanto quanto na ideia, então não há problema se sua energia nervosa aparecer.

Dica 10: torne-o interativo

Cativar seu público não depende apenas de uma ótima narrativa ou de slides impressionantes. As melhores apresentações geralmente são interativas. A forma como você insere elementos interativos em sua apresentação depende do contexto, mas aqui estão algumas coisas que você pode tentar:

• Faça perguntas. Em uma reunião com colegas de equipe ou investidores, peça feedback em tempo real. Não tem uma pergunta específica preparada? Basta perguntar a eles algo como “[Nome], o que você acha disso?” Se você estiver dando uma palestra, ainda poderá fazer perguntas retóricas para fazer seu público pensar e refletir.
• Interrompa a fala. Isso não é estritamente interativo, mas ainda pode ser memorável e envolvente. Adicione videoclipes ou animações curtas e relevantes para destacar um ponto. Isso pode quebrar a monotonia e chamar a atenção.
• Adicione enquetes, questionários, jogos. Isso não é apropriado em todos os contextos, mas pode ser uma forma poderosa de engajar seu público e ajudar a reforçar o aprendizado. Mesmo que você não esteja fazendo uma apresentação educacional, pense se há uma pergunta mais casual do tipo “Levante a mão se tiver...” que você possa fazer. Se você estiver apresentando uma métrica financeira, peça às outras pessoas na sala que adivinhem o que acham que é o número antes de mostrá-lo.
• As perguntas e respostas não são uma reflexão tardia. Reserve um tempo para perguntas e respostas. Planeje isso fazendo algumas perguntas que seu público provavelmente fará e pensando em suas respostas. Às vezes, pode até ser útil “plantar” perguntas do público para iniciar uma conversa.

Conclusão

Lembre-se de que ninguém nasce como mestre de apresentações. A melhor coisa que você pode fazer é praticar e refletir sobre maneiras de melhorar cada vez que você faz uma apresentação. O fato de você estar aqui significa que você está deliberadamente tentando melhorar, então continue assim!